Zoom : cos’è e come funziona l’app per videoconferenze. Tutto quello che devi sapere.

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Ecco tutto quello che dovete sapere su Zoom

Se lavorate da casa, avrete probabilmente sentito parlare di Zoom, una delle principali applicazioni software per videoconferenze sul mercato.

Permette di interagire virtualmente con i colleghi o i datori di lavoro quando le riunioni di persona non sono possibili. Questo fa sembrare il telelavoro molto più umano, in quanto aiuta a sentirsi connessi. Zoom è diventato uno strumento essenziale per i team di piccole, medie e grandi dimensioni che vogliono rimanere in contatto e continuare il loro flusso di lavoro quotidiano con il minimo disturbo – oltre a diventare il preferito dai singoli individui.

Cos’è Zoom?

Zoom è un servizio di videoconferenza basato su cloud che potete utilizzare per incontrare virtualmente gli altri – sia in video che in audio o in entrambi i modi, il tutto mentre conducete delle chat dal vivo – e vi permette di registrare quelle sessioni per visualizzarle in seguito. Secondo quanto riferito, oltre la metà delle aziende Fortune 500 ha utilizzato Zoom nel 2019.

Quando la gente parla di Zoom, di solito si sentono le seguenti frasi: Zoom Meeting e Zoom Room. Una Riunione Zoom si riferisce a una riunione in videoconferenza che viene ospitata utilizzando Zoom. È possibile partecipare a queste riunioni tramite webcam o telefono. Nel frattempo, una Zoom Room è la configurazione hardware fisica che permette alle aziende di programmare e lanciare Zoom Meeting dalle loro sale conferenze.

Le Zoom Room richiedono un abbonamento aggiuntivo oltre a quello di Zoom e sono una soluzione ideale per le aziende più grandi.

Ecco le caratteristiche principali di Zoom:

Incontri uno contro uno: Ospita un numero illimitato di incontri individuali anche con il piano gratuito.
Videoconferenze di gruppo: Ospita fino a 500 partecipanti (se si acquista l’add-on “large meeting”). Il piano gratuito consente invece di ospitare videoconferenze fino a 40 minuti e fino a 100 partecipanti.
Condivisione dello schermo: Incontratevi uno contro uno o con grandi gruppi e condividete il vostro schermo con loro in modo che possano vedere quello che vedete voi.

Come funziona Zoom?

Scegliete il vostro piano

Zoom consente sessioni di chat one-to-one che possono diventare chiamate di gruppo, sessioni di formazione e webinar per il pubblico interno ed esterno, e video meeting globali con un massimo di 1.000 partecipanti e ben 49 video su schermo. Il livello gratuito consente incontri individuali illimitati, ma limita le sessioni di gruppo a 40 minuti e 100 partecipanti. I piani a pagamento partono da 15 dollari al mese per utente.

Zoom offre quattro livelli di prezzo (escluso l’abbonamento alla Zoom Room):

  • Zoom Free: questo livello è gratuito. È possibile tenere un numero illimitato di riunioni. Le riunioni di gruppo con più partecipanti hanno una durata massima di 40 minuti e non possono essere registrate.
  • Zoom Pro: Questo livello costa $14,99/£11,99 al mese e ospita le riunioni. Consente agli host di creare ID riunione personali per riunioni Zoom Riunioni ripetitive, e consente la registrazione delle riunioni nel cloud o nel dispositivo, ma limita la durata delle riunioni di gruppo a 24 ore.
  • Zoom Business: Questo livello costa $19,99/£15,99 al mese e host della riunione (minimo 10). Permette di marchiare le riunioni di Zoom con gli URL di vanità e il marchio dell’azienda, e offre trascrizioni delle riunioni di Zoom registrate nel cloud, oltre a un’assistenza clienti dedicata.
  • Zoom Enterprise: Questo livello costa $19,99/£15,99 al mese e per meeting host (minimo 100) ed è destinato alle aziende con oltre 1.000 dipendenti. Offre uno storage cloud illimitato per le registrazioni, un customer success manager e sconti su webinar e Zoom Rooms.
  • Opzionale – Zoom Rooms: se si desidera impostare Zoom Rooms, è possibile iscriversi per una prova gratuita di 30 giorni, dopo di che le Zoom Rooms richiedono un ulteriore $49/£39 al mese e l’abbonamento alla sala, mentre i webinar che utilizzano Zoom Rooms costano $40/£32 al mese e per host.

Come scaricare l’applicazione Zoom

L’applicazione desktop è disponibile per Windows e macOS, mentre l’applicazione mobile è disponibile per Android e iOS.

Ecco i link per il download:

Tutte le app consentono di partecipare a una riunione senza doversi registrare, ma anche di accedere utilizzando un account Zoom, Google, Facebook o SSO. Da lì, è possibile avviare una riunione, partecipare a una riunione, condividere lo schermo in una Sala Zoom inserendo l’ID della riunione, avviare Riunioni Zoom, disattivare il microfono, avviare/riattivare l’audio, avviare/fermare il video, invitare altre persone alla riunione, cambiare il nome dello schermo, fare chat durante la riunione e avviare una registrazione cloud.

Se siete un utente desktop, potete anche avviare una registrazione locale, creare sondaggi, trasmettere il vostro Facebook in diretta su Facebook e altro ancora. In altre parole, l’applicazione per desktop è più completa, anche se, se sei un utente libero, puoi comunque ottenere molti chilometri dall’applicazione mobile.

Plugin di Zoom per Outlook

Oltre ai vari altri download di Zoom app, è possibile utilizzare Zoom anche in altri modi. Ad esempio, c’è un plugin di Zoom Outlook (Zoom Outlook plugin) che è stato progettato per funzionare direttamente nel vostro client Microsoft Outlook o come Add-in per Outlook sul web. (Add-in for Outlook on the web) Questo plugin di Outlook fa cadere un pulsante Zoom direttamente nella barra degli strumenti standard di Outlook e consente di avviare o programmare una riunione Zoom con un semplice clic.

Zoom estensioni del browser

Un altro strumento per avviare o programmare rapidamente un meeting Zoom si presenta sotto forma di estensione per il vostro browser preferito. C’è un’estensione Zoom Chrome e l’add-on Zoom Firefox che consente di programmare una riunione Zoom tramite Google Calendar. Un semplice clic sul pulsante Zoom e si può iniziare una riunione o programmarne una per un secondo momento con tutte le informazioni sulla riunione che vengono inviate tramite Google Calendar per facilitare l’adesione dei partecipanti.

Utilizzo di Zoom nel browser

È abbastanza complicato partecipare a una riunione di Zoom nel browser senza utilizzare l’applicazione. Tuttavia è possibile. Ad esempio, è possibile partecipare direttamente a un meeting utilizzando un link del web client di Zoom che assomiglia a questo – zoom.us/wc/join/your-meeting-id.

Alcuni bods intelligenti hanno anche elaborato un’estensione del browser che vi permette di partecipare a un meeting Zoom direttamente dal vostro browser senza il fastidio dell’app. Questo è l’ideale se siete su un portatile di lavoro sicuro che non vi permette di installare alcuna applicazione, ad esempio.

Questa estensione è attualmente disponibile per Chrome e Firefox. Anche se vale la pena notare che non è stata creata ufficialmente da Zoom. (scarica Zoom Chrome extension e Zoom Firefox add-on)

Zoom sul televisore

In realtà è possibile far funzionare Zoom sul televisore in modo da poter effettuare una videochiamata sul grande schermo. Abbiamo scritto una guida dettagliata sui vari modi in cui è possibile far funzionare Zoom sul televisore, che vale la pena di vedere.

Qual è la differenza tra Zoom a pagamento e Zoom gratuito?

Ci sono alcune differenze tra il piano Zoom a pagamento e quello gratuito che vale la pena di notare.

Zoom gratuito

È possibile scaricare l’applicazione Zoom sul computer o sul telefono e partecipare a qualsiasi riunione con un ID riunione fornito. È possibile scegliere di disattivare anche l’audio o il video prima di partecipare. È anche possibile creare il proprio account Zoom gratuito, ad esempio collegando il proprio account Google, e da lì è possibile creare una nuova riunione, programmarne una, partecipare a una riunione, condividere una schermata, aggiungere contatti e così via.

Basta tenere a mente che si può accedere a Zoom solo su un computer, un tablet e un telefono alla volta. Se accedete a un dispositivo aggiuntivo mentre siete connessi a un altro dispositivo dello stesso tipo, Zoom ha detto che sarete disconnessi automaticamente sul primo dispositivo.

Zoom a pagamento

Puoi registrarti e scaricare Zoom sul tuo computer usando la tua e-mail di lavoro se il tuo amministratore di sistema ha un account Pro, Business o Enterprise. A quel punto vorrai sincronizzare Zoom con il tuo calendario in modo da poter programmare le riunioni di Zoom e invitare i partecipanti remoti a partecipare.

Se state configurando una Zoom Room, avrete bisogno di un computer per sincronizzare ed eseguire Zoom Meetings e di un tablet per i partecipanti per lanciare Zoom Meetings. Avrete anche bisogno di un microfono, una fotocamera e un altoparlante, almeno un monitor HDTV per visualizzare i partecipanti alle riunioni remote e un cavo HDMI per condividere gli schermi del computer su un display, nonché un cavo internet per la connessione

Dovrete anche scaricare “Zoom Rooms for Conference Room” sul computer in camera e “Zoom Room Controller” per il tablet nella sala riunioni. È quindi possibile sincronizzare tali sale con il calendario condiviso della vostra azienda, in modo che i dipendenti possano vedere quali sale riunioni sono disponibili.

Zoom: i problemi di sicurezza e gli aggiornamenti

Recentemente sono state sollevate diverse preoccupazioni su Zoom sia in termini di sicurezza che di problemi con gli ospiti indesiderati noti come Zoombers.

L’azienda ha fatto diverse mosse per contrastare questi problemi e rassicurare gli utenti sull’importanza della sicurezza e della privacy. Questo include cose semplici come la rimozione dell’ID della riunione dalla barra del titolo della chiamata, in modo che se gli utenti condividono screenshot online la riunione non sia esposta ad abusi futuri.

La società ha rilasciato una serie di aggiornamenti all’applicazione per aumentare le credenziali di sicurezza.

Cosa sono gli Zoombombers?

L’aumento di importanza di Zoom deve portare il servizio ad essere abusato dai troll di internet e dalle persone con troppo tempo a disposizione. Alcuni individui hanno dato la caccia a incontri pubblici e insicuri di Zoom e si sono lasciati entrare, “bombardando” altre persone al telefono con video grafici, pornografia e altri contenuti inappropriati.

Tempo fa abbiamo scritto una guida su come fermare il bombardamento di Zoom e ci sono vari modi per evitare che ciò accada, tra cui la messa in sicurezza delle chiamate, l’impossibilità di condividere lo schermo e persino la disabilitazione dei video. Il team che sta dietro a Zoom sta anche apportando miglioramenti regolari per rendere sicure le vostre chiamate e tenerle al sicuro.

Aggiornamenti di sicurezza predefiniti di Zoom

Zoom è stato aggiornato con diverse modifiche di sicurezza per rassicurare gli utenti. Una di queste è stata la richiesta di una password di default per le riunioni di Zoom. Questo, combinato con le sale d’attesa virtuali, garantisce che solo le persone che sono state invitate alla chiamata siano effettivamente ammesse.

Un altro passo avanti per garantire che le chiamate siano sicure e protette per tutti.

Strumenti per la sicurezza di zoom

Zoom ha anche reso facile gestire e rendere sicure le vostre riunioni quando si svolgono. Ora è possibile accedere a una serie di strumenti di sicurezza con un paio di clic, tra cui la possibilità di bloccare la riunione quando è iniziata in modo da non consentire l’ingresso di nuove persone, rimuovere gli attuali partecipanti alla chiamata, disattivare i partecipanti e disattivare anche la chat privata.

Per accedere agli strumenti di sicurezza di Zoom, è sufficiente fare clic sul pulsante di sicurezza che appare nella finestra quando la chiamata è in corso o passare il mouse su un partecipante per interagire con lui in modo specifico, ad esempio per rimuoverlo dalla chiamata.

Segnalazione di altri partecipanti

Ora è possibile segnalare i partecipanti alla chiamata che non sono i benvenuti o che causano problemi. Oltre a rimuoverli dalla chiamata, è ora possibile inviare un rapporto al team di Zoom Trust and Safety per gestire l’uso improprio del sistema. Questo aiuterà a bloccarli dal servizio in futuro e ad interferire anche con altre chiamate.

Per farlo, fare clic sul pulsante di sicurezza della riunione e poi fare clic su report.

Zoom: consigli e suggerimenti

Creare meeting ricorrenti

Zoom consente di creare riunioni ricorrenti. È possibile impostare le impostazioni di chiamata che si desidera una sola volta e far sì che siano presenti ogni volta che si prevede di incontrarsi, e si può partecipare alle chiamate utilizzando ogni volta lo stesso URL. Nell’applicazione mobile Zoom, è sufficiente effettuare il login, fare clic su Programma, toccare l’opzione Ripeti e selezionare una ricorrenza. Per ulteriori informazioni sulla programmazione delle riunioni in generale e su tutte le impostazioni delle riunioni, consultare le FAQ di Zoom sulla programmazione delle riunioni.

Come registrare le chiamate Zoom

Zoom consente di registrare le chiamate come video. Per farlo, però, è necessaria un’autorizzazione. L’organizzatore della riunione dovrà abilitare le registrazioni nelle impostazioni. Vale la pena di controllare le impostazioni dell’account per assicurarsi che la registrazione sia abilitata prima di iniziare.

Per registrare una riunione di Zoom, è necessario scegliere se utilizzare l’opzione locale o cloud.

Locale significa che si memorizza il file video da soli sul proprio computer o in un’altra area di memorizzazione. Con Cloud, che è solo per gli abbonati a pagamento, Zoom memorizza il video per voi nella sua area di archiviazione cloud. Ma, per registrare i video, è necessario Zoom su macOS, Windows o Linux. Quando si registra una riunione e si sceglie Registra nel Cloud, il video, l’audio e il testo della chat vengono registrati nel Cloud di Zoom.

Quando inizia la chiamata Zoom si dovrebbe vedere un’opzione per registrare nella parte inferiore dello schermo. Facendo clic su questa opzione è possibile registrare localmente o nella nuvola.

Se non si vede l’opzione per la registrazione, controllare le impostazioni nell’applicazione web (in Impostazioni della mia riunione) o chiedere all’amministratore del proprio account di abilitarla. I file di registrazione possono essere scaricati su un computer o trasmessi in streaming da un browser.

Durante il meeting, è anche possibile vedere quali partecipanti stanno registrando il meeting e quelli che si trovano sul meeting saranno informati anche quando il meeting viene registrato. Al termine della chiamata Zoom converte automaticamente la registrazione in un file video MP4 utilizzabile.

Registrazione delle riunioni in Zoom su smartphone

È possibile registrare le riunioni di Zoom e le chiamate anche su cellulare. Tuttavia, questo avviene tramite registrazioni cloud, per poter utilizzare questa funzione è necessario un abbonamento a pagamento a Zoom. Vale anche la pena di notare che il cloud storage è limitato, quindi fate attenzione a quante riunioni registrate durante l’utilizzo dell’applicazione mobile.

Per registrare una chiamata Zoom su cellulare seguire questi passi:

  • Aprire l’app Zoom sul cellulare
  • Clicca per partecipare o iniziare una riunione
  • Cliccare il menu a tre punti in basso a destra dello schermo
  • Fare clic su “Registrare nella nuvola” o “registrare”.
  • Vedrete quindi un’icona di registrazione e la possibilità di mettere in pausa o interrompere la registrazione
  • Una volta terminata la chiamata, troverete la registrazione nella sezione “Le mie registrazioni” del sito Zoom

Dove salva le registrazioni Zoom?

Quando si effettua una registrazione locale, le registrazioni delle chiamate Zoom vengono salvate nella cartella Zoom del PC o del Mac. Queste possono essere trovate in queste posizioni:

PC: C:\Utenti \Nome utente \Documenti \Documenti \Zoom
Mac: /Utenti/nome utente/documenti/Zoom

È possibile accedere facilmente alle registrazioni di Zoom aprendo l’app Zoom e navigando verso le riunioni. Una volta lì vedrete una scheda “registrata” dove potrete scegliere la riunione di cui avete bisogno e poi riprodurre la registrazione o aprirla.

Per la memorizzazione nel cloud delle registrazioni delle riunioni Zoom, accedete al vostro account e navigate fino alla pagina Le mie registrazioni.

Per saperne di più sulle registrazioni di Zoom, cliccate qui.

Come migliorare la qualità del microfono con l’IA e l’app Zoom

Se non si dispone di un ufficio perfettamente tranquillo per lavorare da allora si potrebbe trovare le cose sono un po ‘rumoroso e meno professionale per le vostre chiamate. Nvidia ha la soluzione con un software dotato di intelligenza artificiale in grado di eliminare i rumori di fondo dalle vostre chiamate.

Devi avere Windows 10 e avere una scheda grafica Nvidia GeForce RTX o Quadro RTX ma se spunti queste caselle puoi usare Nvidia RTX Voice per rimuovere il rumore indesiderato dal tuo microfono.

Abbiamo scritto una guida dettagliata su come impostare RTX Voice qui, ma essenzialmente è sufficiente scaricare il software, quindi impostarlo come dispositivo di ingresso e di uscita predefinito all’interno dell’applicazione:

Una volta fatto questo, dovreste poi scoprire che la qualità del vostro microfono è migliorata e che le vostre riunioni sono molto più professionali.

Zoom sfondi virtuali

Se volete rendere le cose un po’ più movimentate o non volete che le altre persone su Zoom chiamino per vedere l’orribile disordine della vostra casa, allora c’è una buona notizia: Zoom offre sfondi virtuali. Questi sono sfondi per le vostre chiamate che includono cose come lo spazio, i paesaggi urbani e le viste sull’oceano.

I migliori sfondi Zoom: Sfondi virtuali divertenti per le riunioni di Zoom
Con gli sfondi virtuali Zoom potete anche caricare un’immagine di qualsiasi cosa vogliate personalizzare il vostro sfondo. È disponibile sia per iPhone che per i desktop

Come utilizzare gli sfondi virtuali sul desktop

È abbastanza facile iniziare con gli sfondi virtuali di Zoom. Su un Mac o un PC, ad esempio, basta aprire il client Zoom, cliccare sull’icona “Setup” nell’angolo e selezionare “Sfondo virtuale” nel menu laterale.

Zoom fornisce alcuni sfondi virtuali. Cliccate su quello che desiderate utilizzare. Se desiderate uno sfondo personalizzato, cliccate sul segno più in alto e a sinistra degli sfondi campione, scegliete un’immagine dal vostro computer e aggiungetela.

Potete anche aggiungere uno sfondo virtuale durante una riunione. Nel vostro client Zoom, cliccate sulla freccia accanto al simbolo del video a sinistra, selezionate “Scegliere uno sfondo virtuale…”, e vedrete la stessa pagina dello sfondo virtuale.

L’azienda consiglia di utilizzare uno schermo verde e una buona webcam per ottenere i migliori risultati, ma è possibile utilizzare uno sfondo virtuale anche senza schermo verde.

Come utilizzare gli sfondi virtuali sull’applicazione mobile Zoom

È inoltre possibile utilizzare gli sfondi virtuali di Zoom anche sull’app.

Accedi al tuo account e partecipa a una riunione tramite il tuo telefono. Poi cliccate sui tre punti in basso sullo schermo e cliccate sul menu “more”. Poi cliccate su “sfondo virtuale” e scegliete lo sfondo che volete utilizzare.

Ritoccare il proprio aspetto con Zoom

Oltre agli sfondi virtuali, Zoom offre la possibilità di migliorare il tuo look quando sei al telefono. C’è una funzione chiamata “Ritocca il mio aspetto” che è utile se non hai preso la tua dose quotidiana di caffeina o se sei alle prese con la vita nell’ufficio di casa.

Touch Up My Appearance utilizza un filtro per attenuare sottilmente le linee sottili e ha lo scopo di sembrare molto naturale. Per utilizzare Ritocco il mio aspetto, vai su Impostazioni e, sotto la scheda Video, seleziona la casella accanto a Ritocco.

Registrazione delle trascrizioni con Zoom

Oltre a registrare le riunioni di Zoom, è possibile anche trascrivere automaticamente l’audio di una riunione che si registra nel cloud. E, in qualità di organizzatore della riunione, è possibile modificare la trascrizione, scansionare il testo della trascrizione alla ricerca di parole chiave per accedere al video in quel momento e condividere la registrazione.

Per abilitare la funzione di trascrizione audio per il proprio uso personale, accedere al portale Web Zoom e navigare su Impostazioni mie riunioni, quindi andare all’opzione di registrazione cloud nella scheda Registrazione e verificare che l’impostazione sia abilitata. Scegliere Accendi, se necessario. Se l’opzione è disattivata, è stata bloccata a livello di gruppo o di account e sarà necessario contattare l’amministratore di Zoom.

Vista galleria con fino a  49 partecipanti

Con la vista della galleria, si vedono fino a 49 partecipanti alla riunione in una sola volta, anziché i 25 predefiniti, a seconda del dispositivo.

Con l’applicazione mobile Zoom su Android e iOS, è possibile avviare o partecipare a una riunione. Per impostazione predefinita, l’app mobile Zoom visualizza la vista dell’oratore attivo. Se uno o più partecipanti si uniscono alla riunione, si vedrà una miniatura video nell’angolo in basso a destra. È possibile visualizzare fino a quattro video dei partecipanti contemporaneamente.

Se si desidera visualizzare 49 persone, è necessario il client desktop Zoom per MacOS o Windows. Una volta installata l’applicazione desktop sul computer, è necessario andare su Impostazioni e fare clic su Video per visualizzare la pagina delle impostazioni video. Quindi, abilitare l’opzione “Visualizza fino a 49 partecipanti per schermo in Visualizzazione Galleria”.

Zoomare la condivisione dello schermo e utilizzare la condivisione in pausa

Sapevate che è possibile non solo condividere lo schermo (smartphone e desktop) ma anche mettere in pausa la condivisione dello schermo? Basta premere Pause Share quando non volete che i partecipanti alla riunione vi guardino mentre rovinate le vostre diapositive di presentazione. Per saperne di più, clicca qui.

Condividi e annota su mobile

È possibile condividere i file direttamente dal telefono durante la riunione e utilizzare la funzione di lavagna sul telefono scrivendo commenti con il dito. Per annotare mentre si visualizza lo schermo condiviso di qualcun altro, selezionare Opzioni di visualizzazione dalla parte superiore della finestra Zoom, quindi scegliere Annota. Apparirà una barra degli strumenti con tutte le opzioni per annotare – come il testo, il disegno, la freccia e così via.

Scorciatoie da tastiera per Zoom

È possibile utilizzare vari tasti di scelta rapida durante le riunioni di Zoom per accedere alle funzioni o modificare facilmente le impostazioni. Queste includono una moltitudine di cose, ma le nostre preferite sono:

  • Alt + A o Comando(⌘)+Shift+A: Mute/riattivare l’audio
  • Alt+M o Command(⌘)+Control+M: Mute/riattivare l’audio per tutti tranne che per l’host
  • Alt+S o Command(⌘)+Control+S: Avviare la condivisione dello schermo
  • Alt+R o Comando(⌘)+Shift+R: Avvio/arresto della registrazione locale
  • Alt+C o Comando(⌘)+Shift+C: Avvio/arresto della registrazione cloud
  • Alt+P o Comando(⌘)+Shift+P: Mettere in pausa o riprendere la registrazione
  • Alt+F1 o Command(⌘)+Shift+W: Passa alla visualizzazione del relatore attivo nella riunione video

 

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